“Wie gaat hier eigenlijk over?”
Als eigenaarschap en mandaten onduidelijk zijn, blijven besluiten liggen. Ik help zichtbaar te maken waar het vastloopt en welke afspraken nodig zijn.
Waar het misgaat
Een besluit komt terug in meerdere overleggen. Een verzoek blijft liggen tussen ICT en de zorgorganisatie. Of twee rapportages laten verschillende cijfers zien, omdat dezelfde term anders wordt gedefinieerd.
Vaak zijn er wel afspraken gemaakt, maar sluiten die niet meer aan op de manier waarop de organisatie werkt. Rollen zijn veranderd, verantwoordelijkheden overlappen of het mandaat om een besluit te nemen is niet duidelijk.
Soms is ook onduidelijk wie eigenaar is van informatie of een systeem. Daardoor ontbreekt iemand die keuzes kan maken over kwaliteit, prioriteiten of veranderingen.
Meer overleg lost dat niet vanzelf op. Eerst moet duidelijk zijn welke besluiten nodig zijn, wie ze mag nemen en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering.
Wat ik doe
Ik onderzoek waar besluitvorming, eigenaarschap en samenwerking in de praktijk vastlopen.
Daarbij kijk ik naar concrete vraagstukken en besluiten. Welke keuzes blijven liggen? Wie is daarbij betrokken? Waar liggen verantwoordelijkheden vast en waar worden ze verschillend uitgelegd?
Ik gebruik bestaande afspraken, organogrammen en beleidsdocumenten, maar toets vooral hoe de besluitvorming daadwerkelijk verloopt.
Op basis daarvan maak ik met de betrokkenen duidelijk welke rollen, mandaten, eigenaarschappen en overlegafspraken nodig zijn.
Waar al een besturingsstructuur bestaat, kijk ik of deze nog past bij de organisatie en in de praktijk wordt toegepast.
Het doel is niet meer governance, maar duidelijke afspraken waarmee mensen hun werk kunnen doen en besluiten kunnen nemen.
Hoe een opdracht eruit kan zien
De aanpak hangt af van de situatie. Soms is niet duidelijk waarom besluiten blijven liggen. Soms zijn de knelpunten bekend, maar ontbreken de afspraken om ze op te lossen.
Analyse en richting
Ik begin met een aantal concrete vraagstukken waarbij besluitvorming of samenwerking niet goed verloopt.
Samen met betrokkenen onderzoek ik welke besluiten nodig zijn, hoe deze nu tot stand komen en waar verantwoordelijkheden onduidelijk zijn of overlappen.
Daarbij kijk ik ook naar de samenhang tussen informatievoorziening, ICT en de zorgorganisatie.
De uitkomst is een onderbouwd beeld van de knelpunten, met mogelijke keuzes en hun consequenties.
Inrichting van eigenaarschap en besluitvorming
Als duidelijk is wat er moet veranderen, help ik om de benodigde afspraken concreet te maken.
Dat kan gaan om het beleggen van eigenaarschap voor systemen, informatie of processen, het vastleggen van mandaten en het opnieuw inrichten van overleg en besluitvorming.
Waar informatie uit verschillende bronnen wordt gebruikt, kan ook het vastleggen van definities en afspraken over datakwaliteit onderdeel van de opdracht zijn.
Het resultaat is een inrichting waarin duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is, welke besluiten waar worden genomen en hoe betrokkenen samenwerken.
Invoering en borging
Nieuwe afspraken hebben pas waarde wanneer mensen er ook naar werken.
Daarom kan ik helpen bij het invoeren van de nieuwe verantwoordelijkheden en besluitvormingsafspraken.
Bijvoorbeeld door overlegstructuren aan te passen, eigenaren te ondersteunen bij hun rol en bestaande vraagstukken volgens de nieuwe afspraken te laten behandelen.
Vervolgens kijken we of de inrichting werkt. Worden besluiten op de juiste plek genomen? Is duidelijk wie verantwoordelijk is? En waar is bijsturing nodig?
Deze onderdelen vormen geen
verplicht traject.
We sluiten aan bij wat
de organisatie al heeft
en spreken vooraf af
welk resultaat nodig is.
Onduidelijk wie een besluit moet nemen?
Misschien zijn er al afspraken, maar werken ze niet meer. Of blijven vraagstukken liggen omdat verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn.
In een verkennend gesprek kijken we samen naar wat er speelt en waar ik iets kan toevoegen.