“Ons beheer werkt nog alsof we midden in een project zitten.”
Een implementatie vraagt een andere inrichting dan structureel beheer. Ik help om beheer te organiseren vanuit het werk dat dagelijks plaatsvindt.
Waar het misgaat
Een implementatie heeft een planning, een projectorganisatie en een einddatum. Na de livegang verandert het werk. Meldingen, wijzigingen, gebruikersvragen en reguliere beheeractiviteiten vragen om vaste afspraken en duidelijke verantwoordelijkheden.
Toch blijven werkwijzen uit het project soms bestaan. Kennis zit bij enkele medewerkers, meldingen komen via verschillende kanalen binnen en niet altijd is duidelijk wie het werk oppakt of een besluit neemt.
Ondertussen draait de dagelijkse ondersteuning gewoon door. Daardoor is er weinig ruimte om de organisatie opnieuw tegen het licht te houden.
De vraag is dan niet of medewerkers harder moeten werken, maar of de inrichting van het beheer nog past bij het werk dat de organisatie moet uitvoeren.
Wat ik doe
Ik begin bij de bestaande praktijk. Welk werk komt er binnen? Via welke kanalen? Hoe wordt het verdeeld en afgehandeld? Waar ontstaan knelpunten? En wie neemt welke besluiten?
Daarvoor spreek ik met de betrokken medewerkers, bekijk ik bestaande processen en afspraken en gebruik ik waar mogelijk gegevens uit de meldingsregistratie.
Op basis daarvan maak ik inzichtelijk wat er moet veranderen in rollen, verantwoordelijkheden, capaciteit, processen, overleg en besluitvorming.
Vervolgens help ik om die keuzes te vertalen naar een werkbare inrichting. Dat kan gaan om een nieuw inrichtingsvoorstel, concrete werkafspraken of de herinrichting van servicemanagement.
Waar nodig blijf ik betrokken bij de gefaseerde invoering, zodat het niet bij een ontwerp op papier blijft.
Ik neem het beheer niet over. Het doel is dat de organisatie het zelf goed kan uitvoeren en bijsturen.
Hoe een opdracht eruit kan zien
Niet iedere beheerorganisatie staat op hetzelfde punt. Soms moet eerst duidelijk worden waar het vastloopt. Soms is het probleem al bekend en is vooral ondersteuning nodig bij de inrichting of uitvoering.
Analyse en richting
Ik onderzoek hoe het beheer op dit moment functioneert, welke knelpunten er zijn en wat daarvan de oorzaken zijn.
Daarbij kijk ik onder andere naar werkstromen, rollen, verantwoordelijkheden, capaciteit en besluitvorming.
De uitkomst is een onderbouwd beeld van de situatie, met concrete keuzes en vervolgstappen.
Inrichting van de beheerorganisatie
Als de richting duidelijk is, help ik om deze te vertalen naar een inrichting die past bij de organisatie.
Dat betekent bijvoorbeeld het uitwerken van rollen en verantwoordelijkheden, meldings- en wijzigingsprocessen, overlegstructuren, mandaten en afspraken over capaciteit.
Daarbij kijk ik ook naar de inrichting van ondersteunende systemen, zoals TOPdesk, en naar de samenwerking tussen beheer, ICT en de zorgorganisatie.
Realisatie en borging
Een nieuwe inrichting vraagt vaak ook aanpassingen in de dagelijkse werkwijze.
Ik kan de invoering begeleiden, betrokkenen helpen om afspraken concreet te maken en bewaken dat de verschillende onderdelen op elkaar aansluiten.
Ook de overdracht naar de reguliere organisatie hoort daarbij. Wie is eigenaar? Hoe wordt de werking gevolgd? En wie stuurt bij wanneer iets niet goed loopt?
Deze onderdelen vormen geen verplicht traject. We sluiten aan bij wat er al ligt en spreken vooraf af welk resultaat nodig is.
Wat het oplevert
- Inzicht in het dagelijkse werk, de werkvoorraad en de belasting van de beheerorganisatie.
- Duidelijke rollen, verantwoordelijkheden en besluitvorming.
- Werkbare afspraken over meldingen, wijzigingen en samenwerking.
- Minder afhankelijkheid van individuele medewerkers en hun kennis.
- Een inrichting waarmee de organisatie zelf kan sturen en verbeteren.
- Het gaat niet om meer documenten of overleg, maar om afspraken die medewerkers begrijpen en in hun dagelijkse werk kunnen gebruiken.
Uit de praktijk
Bij Zuyderland Medisch Centrum is de beheerorganisatie rond het EPD onderzocht en opnieuw ontworpen. De stap naar realisatie is daarna gezet, onder andere met een gefaseerde herinrichting van servicemanagement. Zo worden afspraken niet alleen vastgelegd, maar ook vertaald naar het dagelijkse werk.
Verder kijken
Loopt het vraagstuk door naar eigenaarschap, mandaten en besluitvorming buiten het EPD-beheer? Dan sluit Grip op informatievoorziening en governance daarop aan. Speelt de leverancier of technische omgeving een belangrijke rol? Kijk dan ook bij Leverancier en techniek toetsen.
Een vraagstuk dat maar niet verder komt?
Misschien ligt er al een plan. Misschien is duidelijk wat er moet veranderen, maar lukt het niet om dat georganiseerd te krijgen.
In een verkennend gesprek kijken we naar wat er speelt, wat er al bekend is en waar ik iets kan toevoegen.